Архивный отдел

Начальник отдела - Большакова Наталья Николаевна

Архивариусы:

     Таланова Мария Алексеевна

     Мелентьева Лариса Васильевна

     Фарафонова Евгения Анатольевна

Адрес: г. Грязовец, ул. Ленина, д.85

тел./факс:  8 (817-55) 2-12-61

Электронная почта:  arhiv.gryaz@gradm.ru

Функции

- Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Департамент культуры и туризма Вологодской области по установлениям формам сведения о хранящихся в муниципальном архиве фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- Разрабатывает и по согласованию с Департаментом культуры и туризма Вологодской области представляет на утверждение главы администрации района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

- Производит в установленном порядке экспертизу документов, хранящихся в муниципальном архиве;

- Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

- Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

- Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

- Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений источников комплектования муниципального архива;

- Информирует администрацию района, Департамент культуры и туризма Вологодской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях закона Вологодской области «Об архивном фонде Вологодской области и архивах»;

- Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;

- Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования;

- Рассматривает и представляет на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры и туризма Вологодской области поступившие от учреждений-источников комплектования описи дел постоянного хранения и по личному составу; утверждает и согласовывает описи дел постоянного хранения и по личному составу, которые подлежат приему в архив;

- Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

- Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;

- Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.